Сущности, используемые при работе в Единой системе учета РНТД, их использование и обозначение:

• РК - Регистрационная Карта. Первый документ в цепочке учета РНТД. РК является своего рода заявкой на регистрацию научной работы в Единой системе учета РНТД. Содержит предварительную информацию о Заказчике,  Исполнителе и характере работ по государственному контракту. Представляется в Уполномоченную организацию заверенной в 2 экземплярах, а также в электронном виде (документ MS Word). Таким образом Заказчик подтверждает информацию, содержащуюся в РК.
  Обязательный документ! Должен содержать печати и подписи Заказчика и Исполнителя!

• Отчет - научно-технический отчет. Отчет является неотъемлемой частью любой научно-технической работы. Отчет содержит  непосредственную информацию о проведении работ по госконтракту: цели, задачи, ход работы, достигнутые результаты, выводы и др. Выполняется в соответствии с ГОСТ 7.32-2017. Представляется в Уполномоченную организацию в электронном виде (документ MS Word) для дальнейшего хранения в Единой системе учета РНТД.
  Обязательный документ!

• Титульный лист - Титульный лист научно-технического отчета. Титульный лист научно-технического отчета является документом, подтверждающим сдачу Исполнителем работ Заказчику, и принятие их последним. Представляется в Уполномоченную организацию заверенным в электронном виде (отсканированная копия)
  Обязательный документ! Должен содержать печати и подписи как минимум - Заказчика, а желательно - еще и Исполнителя!

• Акт - акт выполненных работ по государственному контракту. Акт необходим для как для подтверждения самого факта выполнения работ, так и для сверки сумм, указанных в государственном контракте. Представляется в Уполномоченную организацию заверенным в электронном виде (отсканированная копия) вместе с ИК после выполнения всех работ.
  Обязательный документ! Должен содержать печати и подписи Заказчика и Исполнителя!

• ИК - информационная карта. ИК является завершающим документом в цепочке учета РНТД. ИК заполняется и представляется в Уполномоченную организацию только при наличии всех предыдущих четырёх документов. ИК содержит расширенную информацию об итогах проведения работ по государственному контракту, достигнутых результатах, и др. Представляется заверенной в 2 экземплярах на бумажном носителе, а также в электронном виде (документ MS Word)
  Обязательный документ! Должен содержать печати и подписи Заказчика и Исполнителя!

Статусы объектов учета в Единой системе учета РНТД:

• Новая - такой статус получает карта, которая впервые вносится в систему учета для регистрации работы. Она может дополняться  и исправляться Заказчиком и пребывать в данном статусе неограниченное время до полного согласования всей желаемой информации;

• На рассмотрении - такой статус получает карта, которая полностью заполнена актуальной информацией и передана Заказчиком на рассмотрение в Уполномоченную организацию для регистрации работы в Единой системе учета РНТД;

• Утверждена - такой статус получает карта, которая прошла проверку специалистами Уполномоченной организации. То есть абсолютно все поля в карте содержат верную информацию, и информация представлена в соответствии с Методическими рекомендациями. Для ИК это означает еще и то, что все представленные документы также правильно заполнены и верны.

•  Принят на хранение - такой статус присваивается объектам учета в целом по всей научно-технической работе после того, как все представленные сущности (документы и отчеты) будут программно занесены в базу данных Единой системы учета РНТД, а бумажные экземпляры представленных документов будут занесены в архив. Данный статус означает полное завершение всех процедур учета для данной научно-технической работы. Только после получения данного статуса НИОКР становится доступной для средств поиска, анализа и статистики.